Kun yrittäjä kysyy, miten verkkosivuprojekti etenee, taustalla on yleensä hyvin käytännöllinen huoli: paljonko tämä vie aikaa, mitä minun pitää tehdä itse ja tuleeko matkan varrella yllätyksiä. Nämä ovat juuri ne kysymykset, jotka ratkaisevat, tuntuuko projekti helpolta vai raskaalta. Hyvä verkkosivuprojekti ei näy asiakkaalle kymmeninä palavereina, vaan selkeänä etenemisenä vaiheesta toiseen.
Pienyritykselle toimivin malli on yleensä sellainen, jossa vastuut ovat alusta asti selviä. Asiakas kertoo liiketoiminnastaan, tavoitteistaan ja palveluistaan. Toimittaja hoitaa suunnittelun, teknisen toteutuksen, sisällöt, julkaisemisen ja ylläpidon. Kun kokonaisuus on tuotteistettu hyvin, projekti ei paisu eikä jää roikkumaan kuukausiksi.
Miten verkkosivuprojekti etenee alusta alkaen
Ensimmäinen vaihe on tarpeen määrittely. Tässä kohtaa ei vielä mietitä fontteja tai yksittäisiä painikkeita, vaan sitä, mihin sivustoa oikeasti tarvitaan. Onko päätavoite yhteydenotot, ajanvaraukset, tarjouspyynnöt vai uskottavuuden rakentaminen? Pienyrityksen kotisivuilla tärkein onnistumisen mittari ei yleensä ole näyttävyys itsessään, vaan se, löytääkö asiakas oikean tiedon nopeasti ja ottaako hän yhteyttä.
Samassa yhteydessä määritellään sivuston laajuus. Tarvitaanko vain etusivu, palvelusivut, yhteystiedot ja yhteydenottolomake, vai myös esimerkiksi blogi, referenssit, usein kysytyt kysymykset tai useampia alasivuja eri palveluille? Tämä vaikuttaa sekä aikatauluun että siihen, kuinka paljon sisältöä tarvitaan.
Tässä vaiheessa hyvä toimittaja osaa myös rajata. Kaikkea ei kannata yrittää saada ensimmäiseen julkaisuun. Moni pienyritys hyötyy enemmän selkeästä viiden sivun kokonaisuudesta kuin sekavasta kymmenen sivun paketista, jossa jokainen sivu jää puolivalmiiksi.
Aloituspalaveri ratkaisee yllättävän paljon
Kun projekti käynnistyy, pidetään yleensä aloituspalaveri tai käydään aloituskeskustelu puhelimitse tai sähköpostilla. Sen tarkoitus on kerätä oikeat lähtötiedot yhdellä kertaa. Tässä kohtaa käydään läpi yrityksen palvelut, kohderyhmä, toimialue, kilpailutilanne ja se, millaisen mielikuvan sivuston pitäisi antaa.
Asiakkaalta tarvitaan usein perustiedot yrityksestä, mahdolliset nykyiset tekstit, logo, kuvat ja toiveet sivujen rakenteesta. Jos materiaaleja ei ole valmiina, niitä ei pidä nähdä esteenä. Monessa tapauksessa tekstit voidaan tuottaa asiakkaan antamien tietojen pohjalta ja kuvapuolta voidaan täydentää myöhemmin. Olennaista on, että projekti lähtee liikkeelle eikä jää odottamaan täydellistä lähtötilannetta.
Tässä kohtaa puhutaan myös aikataulusta realistisesti. Jos asiakas toimittaa materiaalit nopeasti ja päätöksenteko on suoraviivaista, perussivusto voidaan saada valmiiksi noin kahdessa viikossa. Jos taas sisältöjä rakennetaan pitkään tai sivustoon tulee paljon erityistoimintoja, aikataulu venyy helposti. Syy ei yleensä ole tekniikassa vaan päätösten viivästymisessä.
Suunnitteluvaiheessa rakennetaan selkeys, ei pelkkää ulkoasua
Moni ajattelee, että suunnittelu tarkoittaa lähinnä värien ja kuvien valintaa. Todellisuudessa tärkein suunnittelutyö liittyy rakenteeseen. Mitä sivuja tarvitaan, missä järjestyksessä tieto esitetään ja miten kävijä ohjataan ottamaan seuraava askel?
Hyvä rakenne tekee verkkosivuista myyvän työkalun. Esimerkiksi paikalliselle palveluyritykselle toimii usein malli, jossa etusivu kertoo heti, mitä tehdään, kenelle ja millä alueella. Sen jälkeen palvelusivut avaavat tarjonnan selkeästi, ja yhteydenotto tehdään helpoksi jokaisella sivulla. Jos kävijä joutuu arvailemaan, mistä palvelu löytyy tai miten yritykseen saa yhteyden, sivusto ei palvele tarkoitustaan.
Ulkoasu tulee tämän jälkeen. Sen tehtävä on tukea luottamusta ja tehdä käytöstä helppoa. Pienyrityksen sivuilla ei yleensä tarvita monimutkaisia animaatioita tai näyttäviä erikoisratkaisuja. Usein ne hidastavat sivua ja vievät huomion väärään paikkaan. Selkeä, siisti ja yrityksen näköinen toteutus toimii pidemmällä aikavälillä paremmin.
Sisällöt tehdään hakukoneita ja asiakasta varten
Verkkosivuprojektissa sisältö on usein kohta, jossa eteneminen joko sujuu tai jumittuu. Siksi sisällöntuotanto kannattaa ajatella mahdollisimman käytännöllisesti. Sivuille ei kirjoiteta tekstiä vain siksi, että jokin kohta näyttää tyhjältä, vaan siksi, että asiakas tarvitsee vastauksia ennen yhteydenottoa.
Hyvät tekstit kertovat selkeästi, mitä yritys tekee, missä, kenelle ja miksi juuri siltä kannattaa ostaa. Samalla ne tukevat hakukonenäkyvyyttä. Tämä ei tarkoita avainsanojen ahtamista joka väliin, vaan sitä, että palvelut, paikkakunnat ja asiakkaan käyttämät hakutermit näkyvät sivuilla luonnollisesti.
Kuvissa pätee sama ajatus. Omat kuvat lisäävät uskottavuutta, jos ne ovat laadukkaita ja aidosti yrityksen arkea kuvaavia. Jos omia kuvia ei ole, väliaikainen ratkaisu voi olla järkevä. Täydellisiä materiaaleja tärkeämpää on saada sivusto julkaistua niin, että yritys löytyy verkosta ja voi alkaa kerätä yhteydenottoja.
Tekninen toteutus on vaihe, jonka pitäisi tuntua asiakkaalle helpolta
Kun rakenne ja sisällöt ovat kasassa, siirrytään varsinaiseen toteutukseen. Tässä rakennetaan sivusto julkaisujärjestelmään, tehdään mobiiliystävällinen ulkoasu, varmistetaan perusnopeus, asetetaan lomakkeet ja huolehditaan siitä, että sivusto toimii eri laitteilla oikein.
Asiakkaan näkökulmasta tämän vaiheen pitäisi olla rauhallinen. Tekniset ratkaisut ovat tärkeitä, mutta niitä ei tarvitse käydä läpi yksityiskohtaisesti, ellei asiakas itse halua. Olennaisempaa on, että hosting, tietoturva, päivitykset ja varmuuskopiot ovat kunnossa. Pienyrittäjälle suuri helpotus on se, ettei näitä tarvitse kilpailuttaa erikseen usealta toimittajalta.
WordPress on tässä usein järkevä valinta, koska se on laajasti käytetty, joustava ja omistettava ratkaisu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että sivusto ei ole pelkkä vuokrattu näkymä, vaan yritykselle rakennettu oma kokonaisuus. Ero on merkittävä etenkin pidemmällä aikavälillä.
Tarkistus ja palaute ennen julkaisua
Ennen julkaisua sivusto käydään asiakkaan kanssa läpi. Tässä kohtaa tarkistetaan, että yhteystiedot ovat oikein, palvelukuvaukset vastaavat todellisuutta, lomakkeet toimivat ja yleisilme tuntuu omalta. Usein palautekierros on melko kevyt, jos pohjatyö on tehty kunnolla heti alussa.
Tässä vaiheessa kannattaa keskittyä olennaiseen. Jos sivusto tukee myyntiä, näyttää ammattimaiselta ja kertoo palveluista selkeästi, projekti on oikeilla raiteilla. Pienet sävyerot sanavalinnoissa tai yksittäiset kuvavaihtoehdot eivät yleensä ratkaise onnistumista yhtä paljon kuin selkeä rakenne ja toimiva kokonaisuus.
Joskus palautetta tulee paljon, koska vasta valmis luonnos tekee omat tarpeet näkyviksi. Se on normaalia. Olennaista on, että muutokset pysyvät hallittuina. Jos projektin suunta vaihdetaan tässä vaiheessa kokonaan, aikataulu ja kustannukset kärsivät helposti.
Julkaisu ei ole projektin loppu vaan arjen alku
Kun sivusto julkaistaan, moni ajattelee työn päättyvän siihen. Todellisuudessa julkaisu on hetki, jolloin sivusto alkaa tehdä sitä työtä, jota varten se rakennettiin. Samalla alkaa ylläpidon vaihe, joka on monelle pienyritykselle vähintään yhtä tärkeä kuin itse toteutus.
Julkaisun yhteydessä varmistetaan, että sivusto indeksoituu hakukoneisiin oikein, lomakkeet lähettävät viestit perille ja perustason hakukoneoptimointi on tehty. Sen jälkeen seurataan, että sivusto pysyy ajan tasalla teknisesti ja sisällöllisesti. Yrityksen palvelut, hinnat, yhteystiedot tai toimialue voivat muuttua, ja sivujen pitää elää mukana.
Tässä kohtaa tuotteistettu palvelu on monelle yrittäjälle helpoin ratkaisu. Kun sama kumppani hoitaa toteutuksen, hostingin ja ylläpidon, ei tarvitse arpoa, kenelle soittaa, jos jokin vaatii muutosta. Esimerkiksi Kotisivut Pienyritykselle rakentaa tämän koko ketjun saman katon alle, mikä vähentää projektin aikana turhaa säätöä huomattavasti.
Mikä hidastaa verkkosivuprojektia eniten?
Yleisin hidaste ei ole koodaus eikä alustan valinta. Se on päätösten lykkääminen. Jos yritys ei pysty kertomaan, mitä palveluita se oikeastaan myy, kenelle sivut tehdään tai mitä materiaaleja voidaan käyttää, projekti venyy helposti viikoista kuukausiin.
Toinen tavallinen pullonkaula on liian laaja ensimmäinen versio. Kun mukaan yritetään saada heti kaikki mahdollinen, kokonaisuus muuttuu raskaaksi. Käytännössä usein fiksuin ratkaisu on julkaista ensin selkeä peruspaketti ja laajentaa myöhemmin. Verkkosivut eivät ole kiveen hakattu kertaprojekti, vaan niitä voidaan kehittää vaiheittain.
Kolmas hidaste liittyy vastuisiin. Jos asiakas luulee toimittajan kirjoittavan tekstit, mutta toimittaja odottaa niitä asiakkaalta, projekti pysähtyy nopeasti. Siksi prosessin alussa pitää sopia täsmällisesti, kuka tekee mitä ja mihin mennessä.
Mistä tietää, että projekti on hyvissä käsissä?
Hyvä verkkosivukumppani ei puhu ensimmäisenä efekteistä tai teknisistä yksityiskohdista, vaan tavoitteista, sisällöistä, aikataulusta ja vastuista. Hän kertoo suoraan, mitä asiakkaalta tarvitaan, mitä palveluun kuuluu ja mitä se maksaa nyt ja jatkossa. Juuri tämä poistaa riskin tuntua.
Kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, miten helposti prosessi on ymmärrettävissä. Jos eteneminen on epäselvä jo myyntivaiheessa, harvoin se muuttuu projektissa helpommaksi. Sen sijaan selkeä hinnoittelu, realistinen toimitusaika ja kattava ylläpitopalvelu kertovat siitä, että toimintamalli on oikeasti mietitty pienyrityksen arkeen sopivaksi.
Verkkosivuprojektin ei tarvitse olla monimutkainen tai raskas, vaikka se tehdään huolellisesti. Kun tavoitteet rajataan fiksusti, vastuut sovitaan selkeästi ja toteutus hoidetaan valmiina palveluna, yrittäjän rooliksi jää kertoa olennaiset asiat omasta liiketoiminnastaan. Se on juuri sopiva määrä osallistumista – ja yleensä myös nopein tie toimiviin kotisivuihin.
