Usein verkkosivuprojekti kaatuu samaan asiaan: yrittäjä tietää tarvitsevansa sivut, mutta aikaa, tekijöitä ja selkeää etenemismallia ei ole. Siksi kysymys miten ulkoistettu verkkosivupalvelu toimii on pienyritykselle hyvin käytännöllinen. Kyse ei ole vain siitä, kuka rakentaa sivut, vaan siitä, kuka kantaa vastuun kokonaisuudesta alusta ylläpitoon.
Ulkoistetussa verkkosivupalvelussa yritys ostaa valmiiksi tuotteistetun kokonaisuuden yhden toimittajan kautta. Käytännössä palveluntarjoaja suunnittelee sivuston, rakentaa sen teknisesti, tuottaa tai viimeistelee sisällöt, huolehtii julkaisemisesta ja usein myös hostingista, tietoturvasta sekä jatkuvasta ylläpidosta. Asiakkaan rooli kevenee selvästi verrattuna malliin, jossa yrittäjä kilpailuttaa erikseen suunnittelijan, koodarin, tekstintekijän, kuvaajan ja ylläpidon.
Juuri tämä tekee palvelusta monelle pienyrittäjälle järkevän. Verkkosivut saadaan käyttöön ilman raskasta projektinhallintaa, eikä jokaisesta muutoksesta tarvitse selvittää, kenen vastuulle asia kuuluu.
Miten ulkoistettu verkkosivupalvelu toimii käytännössä
Käytännössä prosessi alkaa tarpeen kartoituksesta. Palveluntarjoaja kysyy, mitä yritys myy, kenelle, millä alueella ja mitä sivuilta halutaan saavuttaa. Tavoite voi olla yhteydenottojen lisääminen, ajanvarausten saaminen, tarjouspyyntöjen kerääminen tai vain uskottava perusnäkyvyys verkossa.
Tämän jälkeen määritellään sivuston laajuus. Pienyritykselle se tarkoittaa usein etusivua, palvelusivuja, yritysesittelyä, yhteystietoja ja mahdollisesti referenssejä tai usein kysyttyjä kysymyksiä. Hyvä ulkoistettu palvelu ei myy automaattisesti liian isoa kokonaisuutta, vaan mitoittaa sivut siihen, mitä yritys oikeasti tarvitsee juuri nyt.
Kun laajuus on sovittu, palveluntarjoaja siirtyy toteutukseen. Tässä kohtaa yrittäjän ei yleensä tarvitse tehdä muuta kuin toimittaa perustiedot, mahdolliset kuvat, logon ja muut lähtömateriaalit. Jos materiaalia ei ole valmiina, palveluun voi kuulua myös tekstien kirjoittaminen ja kuvien valinta. Tämä on iso ero verrattuna perinteiseen verkkosivuprojektiin, jossa asiakas jää helposti itse kokoamaan sisältöjä kiireisen arjen keskellä.
Tekninen toteutus tehdään useimmiten valmiin sisällön ja hyväksytyn rakenteen pohjalta. WordPress on pienyrityksille yleinen ratkaisu, koska se on joustava, tuttu ja jatkokehityksen kannalta turvallinen. Kun sivusto on valmis, se julkaistaan palvelimelle, domain ohjataan oikeaan paikkaan ja sivut testataan. Sen jälkeen työ ei vielä lopu, jos palveluun kuuluu jatkuva ylläpito.
Mitä palveluun yleensä kuuluu
Ulkoistetun verkkosivupalvelun arvo ei synny vain siitä, että joku rakentaa sivut. Arvo syntyy siitä, että koko toimitusketju on koottu yhteen pakettiin. Silloin kustannukset ovat ennakoitavampia ja vastuut selkeämpiä.
Tyypillisesti palveluun sisältyy visuaalinen suunnittelu, tekninen toteutus, perushakukoneoptimointi, hosting, päivitykset, varmuuskopiot ja tietoturvasta huolehtiminen. Monessa tapauksessa mukaan tulee myös tekstisisältöjen tuotanto tai vähintään niiden editointi hakukoneita ja asiakasta palvelevaan muotoon. Suomenkielinen tuki on pienyritykselle käytännössä tärkeä asia, vaikka sitä ei aina huomata kysyä etukäteen.
Olennaista on myös se, mitä palvelu ei sisällä. Kaikki paketit eivät kata laajoja integraatioita, verkkokauppaa, ajanvarausjärjestelmiä tai jatkuvaa sisällöntuotantoa. Siksi ennen päätöstä kannattaa varmistaa, mikä kuuluu kuukausi- tai vuosihintaan ja mistä syntyy lisäkuluja. Läpinäkyvä hinnoittelu on tässä iso etu.
Miten hinnoittelu yleensä rakentuu
Pienyrityksen näkökulmasta ulkoistettu verkkosivupalvelu on usein helpoin silloin, kun hinta on selkeä alusta asti. Käytännössä markkinassa on kaksi yleistä mallia: kertaprojekti ja jatkuva palvelu.
Kertaprojektissa asiakas maksaa sivuston rakentamisesta isomman summan kerralla ja hankkii sen jälkeen erikseen ylläpidon, hostingin ja mahdolliset päivitykset. Tämä voi toimia, jos yrityksellä on omaa osaamista tai aikaa hallita kokonaisuutta. Monelle pienyrittäjälle ongelma on kuitenkin se, että kulut eivät lopu projektin jälkeen, vaan ne vain siirtyvät useaan eri paikkaan.
Jatkuvassa palvelussa kustannus jaetaan kuukausi- tai vuosimaksuun. Se madaltaa ostokynnystä ja tekee budjetoinnista helpompaa. Samalla palveluntarjoajalla on kannustin pitää sivusto toimintakunnossa myös julkaisun jälkeen. Tämä malli toimii erityisen hyvin silloin, kun yrittäjä ei halua sitoa suurta summaa kerralla eikä käyttää aikaa teknisiin kysymyksiin.
Hyvässä mallissa myös jatkokulut ovat ennakoitavia. Asiakkaan kannattaa tarkistaa ainakin kolme asiaa: mitä ensimmäinen vuosi maksaa, mitä sen jälkeen maksetaan ja kenelle sivuston omistusoikeus kuuluu. Näissä kohdissa palveluiden välillä on isoja eroja.
Kuka tekee mitä
Yksi yleisimmistä epäselvyyksistä liittyy vastuisiin. Jos verkkosivut ulkoistetaan, täytyykö asiakkaan silti kirjoittaa kaikki tekstit, etsiä kuvat ja tietää hakukoneoptimoinnista jotain? Vastaus on: riippuu palvelusta.
Parhaimmillaan yrittäjä antaa perustiedot yrityksestään, palveluistaan, toimialueestaan ja tavoitteistaan. Tämän pohjalta palveluntarjoaja rakentaa rakenteen, kirjoittaa sisällöt, toteuttaa sivut ja huolehtii teknisistä asioista. Asiakas kommentoi, hyväksyy ja täydentää tarvittaessa. Työmäärä pysyy maltillisena.
Heikommassa mallissa ulkoistus tarkoittaa käytännössä vain teknistä toteutusta. Silloin asiakas joutuu edelleen itse johtamaan projektia, tuottamaan sisällöt, etsimään kuvat ja varmistamaan, että sivusto vastaa liiketoiminnan tavoitteita. Nimi on sama, mutta palvelukokemus aivan eri.
Siksi kannattaa kysyä suoraan, kuinka paljon asiakkaan aikaa projekti tyypillisesti vaatii. Jos vastaus on ympäripyöreä, on riski, että iso osa työstä jää lopulta yrittäjän pöydälle.
Milloin ulkoistettu verkkosivupalvelu on järkevä ratkaisu
Ulkoistaminen on yleensä järkevää silloin, kun oma aika on kortilla ja verkkosivut tarvitaan nopeasti käyttöön. Tämä koskee erityisesti yksinyrittäjiä ja pieniä palveluyrityksiä, joille verkkosivut ovat tärkeä myynnin ja uskottavuuden kanava, mutta eivät oma ydinosaamisen alue.
Ratkaisu sopii hyvin myös silloin, kun yritys haluaa yhdeltä toimijalta koko paketin ilman piilokuluja. Mitä useampi toimittaja projektissa on mukana, sitä enemmän syntyy viestintää, tulkintaa ja riskiä siitä, että jokin asia jää hoitamatta.
Sen sijaan täysin räätälöity ja laaja digitaalinen kokonaisuus voi vaatia toisenlaista toteutusmallia. Jos tarpeena on esimerkiksi monimutkainen järjestelmäintegraatio, laaja verkkokauppa tai poikkeuksellinen toiminnallisuus, tuotteistettu palvelu ei aina ole oikea vaihtoehto. Tällöin kannattaa arvioida, haetaanko ennen kaikkea helppoutta ja nopeutta vai täysin yksilöllistä toteutusta.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen sopimusta
Koska palvelut näyttävät paperilla helposti samanlaisilta, erot löytyvät käytännöstä. Ensimmäinen tarkistettava asia on sisältö: kuuluuko palveluun oikeasti myös tekstien ja kuvien tuotanto vai vain tekninen rakennus. Toinen on ylläpito: sisältääkö kuukausihinta päivitykset, varmuuskopiot, tietoturvan ja tuen.
Kolmas kysymys koskee omistajuutta. Pienyritykselle on iso etu, jos sivusto ei jää pysyvästi toimittajan hallintaan. Neljäs liittyy hinnoitteluun: onko mukana avausmaksuja, lisenssimaksuja, yllätyslaskutusta muutoksista tai muita ehtoja, joita ei kerrota heti. Viides on aikataulu. Jos palvelua markkinoidaan nopeana, toimittajan pitäisi pystyä kertomaan realistisesti, kuinka nopeasti sivusto valmistuu siitä hetkestä, kun tarvittavat materiaalit on saatu.
Näissä asioissa tuotteistettu palvelu on usein vahvoilla. Kun prosessi on vakioitu, myös toimitus on nopeampi ja ennustettavampi.
Miksi pienyritys hyötyy yhdestä kumppanista
Pienyrittäjän arjessa verkkosivut ovat harvoin päivän tärkein tehtävä. Työt, asiakkaat, laskutus ja käytännön pyörittäminen menevät edelle. Siksi yksi kumppani on usein parempi ratkaisu kuin viisi eri tekijää.
Kun suunnittelu, toteutus, sisältö, hosting ja ylläpito tulevat saman katon alta, kokonaisuus pysyy kasassa. Jos sivuilla ilmenee ongelma, yrittäjän ei tarvitse selvittää, johtuuko se palvelimesta, lisäosasta, teeman päivityksestä vai sisällöstä. Yksi taho hoitaa asian.
Tämä on myös kustannuskysymys. Halvin tarjous ei aina ole edullisin, jos sen päälle tulevat erikseen sisällöt, tekninen tuki, tietoturva ja myöhemmät korjaukset. Esimerkiksi Kotisivut Pienyritykselle rakentaa mallinsa juuri tämän ongelman ympärille: pienyritykselle tarjotaan selkeästi hinnoiteltu kokonaisuus, jossa työ ei jää asiakkaan johdettavaksi.
Hyvä ulkoistettu verkkosivupalvelu ei siis myy pelkkää sivustoa. Se myy aikaa takaisin yrittäjälle, poistaa epävarmuutta ja tekee verkkonäkyvyydestä ennakoitavan osan liiketoimintaa. Jos palvelu on rakennettu oikein, asiakas tietää mitä saa, mitä maksaa ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Se on usein paljon arvokkaampaa kuin näyttävä tarjouspaperi tai teknisillä termeillä koristeltu myyntipuhe.
Jos mietit, sopiiko ulkoistettu verkkosivupalvelu omalle yrityksellesi, hyvä nyrkkisääntö on tämä: mitä vähemmän haluat käyttää omaa aikaasi verkkosivuprojektin johtamiseen, sitä enemmän palvelun pitäisi sisältää valmista työtä, selkeitä vastuita ja jatkuvaa tukea. Silloin verkkosivuista tulee aidosti hyödyllinen työkalu eikä yksi keskeneräinen hanke muiden joukossa.
